Shared Service Center (SCC)
Unter dem Begriff Shared Services wird die Zusammenführung und Zentralisierung von Dienstleistungsprozessen einer Organisation verstanden. Dabei werden gleichartige Prozesse aus verschiedenen Bereichen eines Unternehmens bzw. einer Organisation zusammengefasst und von (einer) zentralen Stelle(n) oder Abteilung(en) erbracht. Die anbietende Stelle wird in der Regel als Shared Service Center, kurz SSC, bezeichnet. Die Abteilungen, welche die Dienstleistungen in Anspruch nehmen, stehen in einer Art Kundenverhältnis zum SSC.
Es wird unterschieden zwischen:
- Onshore - In Deutschland
- Nearshore - In Osteuropa
- Offshore - Asia Pacific
Ein SSC hat durchaus seine Berechtigung in einigen Bereichen wie zum Beispiel im Bereich Calls, wo Zentral eingehende Anrufe kostensparend für eine Vielzahl von Gesellschaften abgewickelt werden können. Dieser Service ist nicht zu vergleichen, in dem fachliche Bereiche (Einkauf, Finanzen, Controlling) abzudecken sind. Es ist dabei ganz wesentlich zu wissen, dass es sich bei den Mitarbeiten eines SSC um Eingabekräfte (Datentypisten) handelt, die in der Regel Datenmengen in kurzer Zeit in ein System überführen bis hin zum Einscannen von Dokumenten.
Um dem erwünschten Spareffekt Rechnung zu Tragen, wird ein SSC gern in Osteuropa platziert. Es ist klar, das zum Beispiel im Fall Rechnungswesen das Fachwissen gänzlich auf der Strecke bleibt, da diese Kräfte ebenfalls aus Kostengründen nicht in der Qualität vorzufinden sind, wie wir es im eigenen Unternehmen gewohnt sind. Fachkompetenz kann jedoch, wie irrtümlich geglaubt wird, mit einem korrigierten Setup innerhalb der ERP Software nicht abgefangen werden. Im Gegenteil, das Fachwissen, das im Rechnungswesen durch Freisetzung entfällt, muss unerwartet beispielsweise im Bereich Kreditorenbuchhaltung aufgefangen werden, was geradezu unmöglich ist. Ein Einkäufer sieht zu Recht seine Daseinsberechtigung im Verhandeln von Einkaufspreisen Rahmenabkommen und ggfs. in der Erstellung von Bestellanforderungen im System. Eine Bewertung nach HGB oder anderen Bilanzierungsvorschriften bzw. die Bereinigung von nicht buchbaren Eingangsrechnungen, weil dies nicht kongruent zur Bestellanforderung wirken, entzieht sich gänzlich seinem Wissen und liegt auch nicht in seinem Interesse.
Gegenseitige Schuldzuweisungen zwischen SSC und Fachabteilung sind die Folge, die im Laufe der Zeit zu immer mehr Qualitätsverlusten im Controlling bis hin zum Versagen des uneingeschränkten Testats des Jahresabschlusses durch Wirtschaftsprüfer führt. Die Buchungsqualität liegt dann längst außerhalb des Fokus und kann im Nachhinein nicht mehr korrigiert werden. Auch wird das Kosteneinsparpotential massiv überschätzt, da die Qualitätseinbußen durch einen unvollständigen Prozess durch Mitarbeiter im operativen Geschäft stetig unterstützt und parallel vorgehalten werden müssen, um die nachhaltige Informationssicherheit zu gewährleisten. Diese Zeiten der Unproduktivität für Qualitäts- und Informationssicherung finden Sie in keiner Kostenstellenrechnung wieder, die zudem bedeutend höhere Kosten ausweisen würden, die sie vor Begründung des SSC’s gehabt haben. Mentale und sprachliche Einflüsse durch Sachbearbeitung im europ. Ausland sind da noch nicht berücksichtigt.
Eine Kienbaum Studie hat zudem die Produktivität zwischen Deutschland und Osteuropa länderspezifisch bis zu 3:1 ermittelt. Legt man dann das geringere Gehaltsniveau in Osteuropa zugrunde und multipliziert es mit der Produktivitätseinbuße mit 3, so kommt man schnell auf die gleichen Personalkosten, und das ohne Fachqualifikation. Die Forderung für Gehaltserhöhung im 2-stelligen Prozentbereich kommen noch hinzu. Fazit: Nur die sanfte Überführung in ein SSC mit Gewährleistung der fachlichen Kompetenz innerhalb des jeweiligen Unternehmens am Standort unter Berücksichtigung aller zuvor angepassten Prozesse kann dem Einsparpotential eines SSC’s Rechnung tragen. Regionale Platzierung ist ein wichtiges Element und dar auf keinen Fall nur unter dem reinen Aspekt der Personalkosteneinsparung betrachtet werden. Fachliche Qualifikation ist keinesfalls in jedem Land unter dem gleichen Standard wie in Deutschland zu betrachten.
Das Gegenteil ist der normale Fall. Fachliche Beratung ist daher nicht nur in Entwurf und Präsentation, sondern auch in der direkten Umsetzung durch den gleichen Berater notwendig, um die vollständige und sachdienliche Umsetzung zum SSC zu gewährleisten. Ohne elementare Sicherstellung der fachlichen Kompetenz im Unternehmen sowie die weiterhin stetig beizubehaltende Weisungsbefugnis der Einheit (nicht nur auf Konzernebene) über das SSC ist ein notwendiger Qualitätsanspruch nicht aufrecht zu erhalten. Die zeitnahe und nachhaltige Überführung von Fachkompetenz in das SSC ist maßgeblich. Die Stabilisierung und Optimierung der Kernprozesse ist der zentrale Dreh- und Angelpunkt zur erfolgreichen Umsetzung eines Shared Service. Diese Vorleistung ist unabdingbar.